転職や退職をした後、新しい職場での年末調整や確定申告のために、前職の源泉徴収票が必要になることがあります。
しかし、前職の会社から源泉徴収票が届かない場合や、紛失してしまった場合、どのようにして取得すればよいのでしょうか。
特に、電話での依頼方法は迅速かつ確実に対応してもらえる可能性が高いため、多くの方が選ぶ手段の一つです。
ただし、電話をかける際には、相手に失礼にならないような伝え方や、スムーズに話を進めるための準備が重要です。
この記事では、前職の源泉徴収票を電話で請求する方法や、スムーズにもらうためのコツ、もしも前職が倒産していた場合の対応方法について詳しく解説します。
また、再発行の流れや税務署を通じた取得方法についても紹介するので、必要な方はぜひ参考にしてください。
前職の源泉徴収票を電話で取得する方法と注意点
前職の会社に電話で源泉徴収票を請求する際には、以下の点に注意しましょう。
適切なタイミングで電話をかける
会社の業務時間内に連絡するのが基本です。
できるだけ午前中や、昼休みの時間帯を避けて電話をかけると、担当者が対応しやすくなります。
月末や給与処理時期は忙しい可能性が高いため、その時期を避けるのも有効です。
また、可能であれば電話をかける前に会社のホームページや退職時の書類で、源泉徴収票の担当部署を確認しておくとスムーズです。
必要な情報を整理しておく
自分の氏名、在職期間、社員番号（分かる場合）、退職日などをメモしておきましょう。
会社によっては、本人確認のために生年月日や退職時の部署を尋ねられることもあります。
事前に給与明細や入社時の契約書を手元に用意しておくと、スムーズにやりとりが進みます。
また、源泉徴収票の送付先として現住所が最新のものかどうかも確認しておくとよいでしょう。
丁寧な口調で依頼する
いきなり「源泉徴収票を送ってください！」ではなく、「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇（氏名）と申します。以前、御社で勤務しておりました。源泉徴収票の発行をお願いしたいのですが、ご対応いただけますでしょうか？」と、丁寧に依頼することが大切です。
もしも電話を受けた担当者が源泉徴収票の手続きに詳しくない場合、「どなたにお願いすればよいでしょうか？」と尋ねるのも効果的です。
繰り返し確認される可能性があるため、電話をする前にメモを準備し、要点をまとめておくと安心です。
送付先を明確に伝える
源泉徴収票を郵送してもらう場合は、自宅住所を伝えます。
会社の規定によっては、直接取りに行く必要がある場合もあるため、送付方法についても確認しましょう。
郵送を希望する場合は、「簡易書留や追跡可能な方法で送っていただくことは可能でしょうか？」と確認すると、書類の紛失を防ぐことができます。
会社によっては、発送のための手数料が発生することがあるため、その場合の支払い方法も確認しておきましょう。
源泉徴収票とは？その重要性を理解しよう
源泉徴収票とは、企業が従業員の給与や賞与から差し引いた所得税の額を証明する書類です。
この書類は、転職先の年末調整や確定申告で必要となり、不備があると税務処理に影響を及ぼす可能性があります。
特に転職したばかりの方や、フリーランス・個人事業主として活動する方にとって、源泉徴収票は非常に重要な書類となります。
前職の源泉徴収票が届かない場合の対処法
源泉徴収票がなかなか届かない場合、以下の方法を試してみましょう。
電話での依頼手順と具体的な伝え方
- 会社の代表番号に電話し、総務・人事部につないでもらう。
- 自分の情報（氏名、在職期間、退職日）を伝え、源泉徴収票の発行を依頼する。
- 送付先や受け取り方法を確認する。
- 必要に応じて、発行までの所要時間を尋ねる。
電話以外の連絡手段：メールや書面での依頼方法
電話での対応が難しい場合は、メールや書面での依頼も可能です。
特に、勤務先の担当者が不在がちであったり、電話対応を避けるような状況である場合、メールや書面での依頼が有効です。
メールで依頼する場合は、件名に「源泉徴収票発行のお願い」と記載し、本文には自分の氏名、在職期間、退職日、連絡先、送付先住所などの情報を明記しましょう。
簡潔かつ丁寧な文章で依頼することで、対応をスムーズにしてもらえる可能性が高まります。
書面で依頼する場合は、正式な文書として封筒に入れ、会社宛に送付します。
宛先には会社名、総務部または人事部の担当者名（分かる場合）を明記しましょう。
また、書面で依頼する際は、簡易書留など追跡できる方法で送ると、万が一の紛失リスクを防ぐことができ、安心です。
さらに、返信用封筒（切手貼付済み）を同封すると、相手に負担をかけずに対応してもらいやすくなります。
メールや書面での依頼は、証拠を残すことができるため、後でトラブルが発生した際にも有効な手段となります。
電話と併用しながら、状況に応じた最適な方法を選択しましょう。
会社が倒産している場合の対応策
破産管財人や清算人に問い合わせる
会社が倒産した場合、破産手続きを担当している破産管財人や清算人が、会社の財務書類を管理していることが多いです。
会社の公式ホームページや官報に破産手続きの情報が掲載されていることがあるため、まずは確認してみましょう。
破産管財人が決まっていない場合は、裁判所に問い合わせるのも一つの方法です。
社会保険事務所や労働基準監督署に相談する
会社が倒産した後も、給与や税務処理に関する情報が残っている場合があります。
特に、社会保険事務所では退職時の手続きについて相談できる可能性が高いです。
労働基準監督署にも問い合わせることで、未払い給与や退職関連の書類についてのサポートを受けることができます。
最終的には税務署に相談する
会社が完全に清算され、管財人や労働機関でも源泉徴収票を取得できない場合は、税務署に相談しましょう。
税務署では、給与支払報告書などを基に、源泉徴収票の代わりとなる証明書類を発行してもらえることがあります。
事前に、自身の給与明細や過去の確定申告書など、給与を証明できる書類を準備しておくとスムーズに進みます。
源泉徴収票を再発行してもらう際のポイント
再発行に必要な情報と手続きの流れ
源泉徴収票を再発行してもらうには、通常、本人確認が必要です。
再発行を依頼する際は、在職時の情報をしっかり伝えるようにしましょう。
再発行にかかる期間と費用について
通常、再発行には1週間～2週間程度かかることが多いですが、会社によっては即日対応してもらえる場合もあります。
また、発行手数料が発生する場合があるので、事前に確認しておきましょう。
源泉徴収票がもらえないときの最終手段：税務署への相談
どうしても源泉徴収票が手に入らない場合、最寄りの税務署に相談しましょう。
税務署では、給与支払報告書などをもとに、代替書類を発行してくれる場合があります。
まず、税務署に問い合わせる前に、過去の給与明細や退職時の書類をできる限り集めておきましょう。
税務署は、会社が発行する源泉徴収票を補完するために、あなたの給与情報を基に適切な対応をしてくれることがあります。
税務署への相談の流れとしては、以下の手順を踏むとスムーズです。
最寄りの税務署を確認する
国税庁のウェブサイトなどで、あなたの居住地に対応する税務署を調べましょう。
事前に電話で問い合わせると、必要な書類や対応可能な時間を案内してもらえることがあります。
相談の際に必要な書類を準備する
- 過去の給与明細書や退職証明書
- 転職先からの源泉徴収票の提出依頼が記載された書類（あれば）身分証明書（運転免許証やマイナンバーカードなど）
- 住民票や扶養控除申請書など、必要に応じた追加書類
税務署の窓口で相談する
- 受付で「前職の源泉徴収票が取得できないため、代替書類の発行について相談したい」と伝えます。
- 担当者があなたの状況を確認し、代替書類として「給与支払報告書」や「課税証明書」を発行してくれることがあります。
- その際、場合によっては申請書類の記入が求められることもあります。
発行された書類を転職先に提出する
- 税務署から提供された書類は、源泉徴収票の代替として有効な場合があるため、転職先の担当者に確認して提出しましょう。
- 会社によっては、追加で補足書類を求められることもありますので、事前に確認することをおすすめします。
また、税務署が提供する書類では、源泉徴収票と同様の内容が含まれる場合が多いですが、一部の情報が省略されることもあります。
そのため、可能であれば税務署への相談と並行して、前職の会社や関連機関への再問い合わせも行うとよいでしょう。
このように、源泉徴収票が手に入らない場合でも、税務署に相談することで代替書類を発行してもらうことができます。
焦らず、必要な書類を揃えて、計画的に手続きを進めましょう。
まとめ：前職の源泉徴収票を確実に取得するために
源泉徴収票は、転職先の年末調整や確定申告に必要な重要書類です。
これは給与の支払い状況や源泉徴収された税額を証明するもので、転職時や確定申告の際に非常に重要な役割を果たします。
特に、新しい職場で年末調整を受ける場合には、前職の源泉徴収票がなければ正確な所得税の計算ができないため、早めに取得しておくことが望ましいです。
スムーズに取得するためには、まずは前職の会社に電話で問い合わせましょう。
この際、退職した時期や所属していた部署を明確に伝え、できるだけ迅速に対応してもらえるように依頼することが重要です。
また、電話での依頼が難しい場合は、メールや書面で正式に請求する方法もあります。
会社の方針によっては、郵送対応が原則とされていることもあるため、事前に確認しておくとスムーズです。
さらに、もしも前職が倒産していたり、対応してもらえない場合は、税務署に相談することも検討しましょう。
税務署では、会社が提出した給与支払報告書をもとに、代替書類を発行してもらえる可能性があります。
この場合、本人確認のための身分証明書や、給与明細の写しなどの追加書類が求められることもあるため、事前に必要書類を揃えておくと手続きをスムーズに進めることができます。
源泉徴収票の取得には、会社の対応状況や状況によって多少の時間がかかることがありますが、適切な手順を踏めば確実に入手できます。
焦らず、必要な情報を整理しながら進めていきましょう。
